Informativa sul trattamento dei dati personali
La presente informativa descrive come vengono raccolti e trattati i dati personali nell’ambito della prenotazione a STOLPUN, in programma il 12 settembre 2026 presso la SMACH Val dl’Ert.
L’informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e, quando i dati di un partecipante vengono forniti dalla persona che effettua la prenotazione, 14 del Regolamento UE 2016/679. Il GDPR richiede infatti di informare gli interessati sulle finalità del trattamento, sulle basi giuridiche, sui destinatari, sui tempi di conservazione e sui loro diritti.
Ultimo aggiornamento: 04/08/2026
Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è: SMACH ODV - Constellation of Art, Culture and History in the Dolomites
Sede legale: Str. Preroman, 20/A 39030 San Martin de Tor (BZ), Italia
Partita IVA: 03007670213
Contatti: info@smach.it | +39 349 21 50 164
Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il titolare all’indirizzo indicato.
A chi si applica l’informativa
La presente informativa si applica:
alla persona che effettua la prenotazione
alle persone incluse nella stessa prenotazione
ai partecipanti che comunicano esigenze alimentari, allergie, intolleranze o necessità di accessibilità
alle persone che richiedono una fattura
a chi aderisce facoltativamente alla newsletter o all’utilizzo di fotografie e video
Quando una prenotazione viene effettuata per più persone, alcuni dati possono essere comunicati a SMACH dalla persona che effettua l’acquisto e non direttamente ai singoli partecipanti. In tali casi il GDPR prevede specifici obblighi informativi anche per i dati ottenuti da terzi.
Dati personali trattati
Nell’ambito della prenotazione possono essere raccolti:
nome e cognome
indirizzo E-mail
numero di telefono
numero di biglietti acquistati
orario di partenza scelto
nominativi degli altri partecipanti
informazioni relative alla prenotazione e al pagamento
dati necessari all’emissione della fattura
comunicazioni e note inviate volontariamente
informazioni relative ad allergie, intolleranze ed esigenze alimentari
eventuali esigenze di accessibilità o mobilità
consensi facoltativi relativi a newsletter, fotografie e video
Le informazioni riguardanti allergie, intolleranze o determinate esigenze di mobilità possono rilevare dati relativi alla salute. Tali dati appartengono alle categorie particolari previste dall’articolo 9 del GDPR e richiedono una specifica condizione di liceità, come il consenso esplicito dell’interessato.
Finalità e basi giuridiche
I dati anagrafici, di contatto e relativi alla prenotazione vengono utilizzati per:
registrare l’acquisto
assegnare l’orario di partenza
inviare la conferma
fornire informazioni operative
comunicare eventuali variazioni
gestire l’accesso e la partecipazione all’evento
rispondere alle richieste dei partecipanti
La base giuridica è l’esecuzione del contratto o delle attività richieste prima della sua conclusione, ai suoi sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
Gestione della prenotazione e della partecipazione
I dati vengono trattati per:
gestire il pagamento
emettere eventuali fatture
adempire agli obblighi contabili, fiscali e amministrativi
documentare le operazioni effettuate
La base giuridica è l’esecuzione del contratto e l’adempimento degli obblighi di legge applicabili al titolare, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) e c), del GDPR.
Pagamento, fatturazione e obblighi amministrativi
Le informazioni eventualmente fornite vengono utilizzate esclusivamente per:
valutare la possibilità di predisporre alternative alimentari
informare lo staff di cucina e di servizio
organizzare correttamente la partecipazione
gestire, per quanto possibile, esigenze di accessibilità e mobilità
Il trattamento di eventuali dati relativi alla salute si basa sul consenso esplicito dell’interessato, ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), del GDPR. Il consenso può essere revocato, fermo restando che la revoca potrebbe rendere impossibile predisporre la soluzione richiesta.
Allergie, intolleranze ed esigenze particolari
L’indirizzo e-mail e il numero di telefono possono essere utilizzati per inviare:
conferme della prenotazione
indicazioni sull’arrivo
informazioni sul percorso
comunicazioni relative al meteo
variazioni di programma
informazioni su rinvio o annullamento
Queste comunicazioni sono necessarie per l’esecuzione della prenotazione e non costituiscono comunicazioni promozionali.
Comunicazioni relative a STLOPUN
L’invio di aggiornamenti su future attività, progetti ed eventi di SMACH avverrà soltanto qualora venga prestato uno specifico consenso facoltativo.
Il mancato consenso non impedisce l’acquisto del biglietto né la partecipazione a STLOPUN. Il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento.
Newsletter di SMACH
Durante l’evento potranno essere realizzate fotografie e riprese video.
L’eventuale utilizzo riconoscibile dell’immagine di un partecipante per attività promozionale e di comunicazione di SMACH avverrà secondo quanto indicato nell’apposita richiesta di consenso, separata dalla prenotazione.
Il rifiuto del consenso non impedisce la partecipazione all’evento.
Fotografie e riprese video
Sono necessari per completare la prenotazione:
nome e cognome del referente
indirizzo e-mail
numero di telefono
informazioni relative al numero di biglietti e all’orario
dati necessari al pagamento
accettazione delle condizioni di partecipazione
Il mancato conferimento di tali dati impedisce di completare la prenotazione.
Sono invece facoltativi:
richiesta della fattura
note per l’organizzazione
informazioni relative ad allergie, intolleranze o accessibilità, salvo che il partecipante necessiti di una gestione specifica
iscrizione alla newsletter
consenso all’utilizzo promozionale di fotografie e video
Conferimento obbligatorio e facoltativo
Prenotazioni effettuate per altre persone
Chi effettua una prenotazione per altri partecipanti deve:
fornire dati corretti e aggiornati
informare gli altri partecipanti della presente informativa
evitare di comunicare informazioni non necessarie
non fornire informazioni relative alla salute senza che la persona interessata ne sia consapevole e abbia prestato un valido consenso
Le informazioni relative al allergie, intolleranze o altre condizioni di salute saranno trattate esclusivamente con il consenso esplicito della persona interessata. In caso di prenotazioni per più partecipanti adulti, ciascun partecipante dovrà esprimere personalmente il proprio consenso. Per i partecipanti minorenni, il consenso dovrà essere prestato dal genitore o da chi esercita la responsabilità genitoriale.
I dati vengono trattati con strumenti digitali e, quando necessario, cartacei, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione.
L’accesso è limitato al personale e ai collaboratori che necessitano delle informazioni per organizzare e svolgere l’evento.
Le informazioni relative ad allergie, intolleranze o accessibilità saranno comunicate esclusivamente alle persone che devono conoscerle per gestire correttamente la partecipazione.
Modalità del trattamento e sicurezza
I dati possono essere trattati o comunicati, nei limiti delle rispettive funzioni, a:
personale e collaboratori autorizzati di SMACH
chef e personale gastronomico, limitatamente alle esigenze alimentari
personale responsabile dell’accoglienza e della sicurezza
Acuity Scheduling e Squarespace, utilizzati per il sito e la prenotazione
… utilizzato per il pagamento
consulenti amministrativi, fiscali o legali
fornitori tecnici necessari allo svolgimento dell’evento
autorità pubbliche, amministrative o giudiziarie, esclusivamente nei casi previsti dalla legge o in seguito a una richiesta legittima
Acuity Scheduling fa parte della suite di prodotti Squarespace ed è soggetto alle politiche e alle pratiche di trattamento dei dati di Squarespace.
I partner gastronomici riceveranno soltanto le informazioni strettamente necessarie, evitando, ove possibile, la comunicazione di dati ulteriori o non pertinenti.
Destinatari e fornitori
Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio economico europeo
L’utilizzo di piattaforme e fornitori internazionali può comportare il trattamento o il trasferimento di dati personali in Paesi esterni allo Spazio economico europeo.
Quando applicabile, tali trasferimenti devono avvenire sulla base di strumenti riconosciuti dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza, Data Privacy Framework o clausole contrattuali standard.
Squarespace dichiara di utilizzare, ove applicabili, il Data Privacy Framework e le clausole contrattuali standard della Commissione europea per i trasferimenti internazionali.
Periodo di conservazione
I dati vengono conservati secondo i seguenti criteri:
dati di prenotazione e contatto: per il tempo necessario all’organizzazione allo svolgimento dell’evento e successivamente per la gestione di eventuali richieste o contestazioni
dati contabili e fiscali: per il periodo previsto dalla normativa applicabile
allergie, intolleranze ed esigenze di accessibilità: fino a 30 giorni dopo l’evento, salvo necessità di conservarli più a lungo per gestire contestazioni o obblighi di legge
newsletter: fino alla revoca del consenso o alla cancellazione dal servizio
consenso relativo e fotografie e video: per il periodo indicato nell’apposita liberatoria o fino alla revoca, nei limiti in cui questa sia applicabile
corrispondenza e richieste: per il tempo necessario a rispondere e gestire la relativa pratica
Il GDPR richiede che l’informativa indichi il periodo di conservazione oppure i criteri utilizzati per determinarlo.
I dati raccolti per STLOPUN non saranno utilizzati per decisioni esclusivamente automatizzate o attività di profilazione che producano effetti giuridici o analogamente significativi sul partecipante.
Decisioni automatizzate
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere:
conferma dell’esistenza dei propri dati
accesso ai dati
rettifica o aggiornamento
cancellazione
limitazione del trattamento
opposizione al trattamento
portabilità dei dati
revoca dei consensi prestati
La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca. I diritti possono essere esercitati contattando il titolare del trattamento.
Diritti dell’interessato
Qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa, l’interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali oppure rivolgersi all’autorità giudiziaria.
Reclamo al Garante
La presente informativa può essere aggiornata in caso di:
modifiche organizzative
variazioni dei fornitori utilizzati
introduzione di nuove modalità di trattamento
aggiornamenti normativi
La versione più recente sarà pubblicata con la relativa data di aggiornamento.